ความหมายของโปรแกรมประมวลผลคำ
โปรแกรมประมวลผลคำ (word Processor) หรือเรียกกันว่า โปรแกรมเวิร์ดโปรเซสซิ่ง (word Processing) เป็นโปรแกรมที่เน้นการจัดพิมพ์เอกสาร ปัจจุบันนิยมใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด ซึ่งเป็นโปรแกรมประมวลผลคำแบบพิเศษ ช่วยให้สร้างเอกสารแบบมืออาชีพอย่างมีประสิทธิภาพและประหยัด เช่น เหมาะกับงานด้านการพิมพ์เอกสารทุกชนิด สามารถพิมพ์เอกสารออกมาเป็นชุด ๆ ซึ่งเอกสารอาจเป็นจดหมาย บันทึกข้อความ รายงาน บทความ ประวัติย่อ และยังสามารถตรวจสอบ ทบทวน แก้ไข ปรับปรุงความถูกต้องในการพิมพ์เอกสารได้อย่างง่ายดาย สามารถตรวจสอบ สะกดคำ และหลักไวยากรณ์ เพิ่มตาราง เพิ่มกราฟิก ในเอกสารได้อย่างง่ายดาย หรือเพิ่มเติมข้อมูลได้ตลอดเวลา สามารถใช้ลักษณะของการจัดพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing) เพื่อสร้างโบชัวร์ (Brochures) ด้านสื่อโฆษณา (Advertisements) และจดหมายข่าว (Newsletters) ได้ด้วย
แหล่งอ้างอิง:
ความเป็นมาของโปรแกรมประมวลผลคำ
โปรแกรมประมวลผลคำ (word Processor) หรือเรียกกันว่า โปรแกรมเวิร์ดโปรเซสซิ่ง (word Processing) เป็นโปรแกรมที่เน้นการจัดพิมพ์เอกสาร ปัจจุบันนิยมใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด ซึ่งเป็นโปรแกรมประมวลผลคำแบบพิเศษ ช่วยให้สร้างเอกสารแบบมืออาชีพอย่างมีประสิทธิภาพและประหยัด เช่น เหมาะกับงานด้านการพิมพ์เอกสารทุกชนิด สามารถพิมพ์เอกสารออกมาเป็นชุด ๆ ซึ่งเอกสารอาจเป็นจดหมาย บันทึกข้อความ รายงาน บทความ ประวัติย่อ และยังสามารถตรวจสอบ ทบทวน แก้ไข ปรับปรุงความถูกต้องในการพิมพ์เอกสารได้อย่างง่ายดาย สามารถตรวจสอบ สะกดคำ และหลักไวยากรณ์ เพิ่มตาราง เพิ่มกราฟิก ในเอกสารได้อย่างง่ายดาย หรือเพิ่มเติมข้อมูลได้ตลอดเวลา สามารถใช้ลักษณะของการจัดพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing) เพื่อสร้างโบชัวร์ (Brochures) ด้านสื่อโฆษณา (Advertisements) และจดหมายข่าว (Newsletters) ได้ด้วยโปรแกรมประมวลผลคำ (word Processor) ในยุคเริ่มแรก ปีพ.ศ. 2517 นำโปรแกรมจากต่างประเทศ ซึ่งสามารถพิมพ์ข้อความได้เฉพาะภาษาอังกฤษเท่านั้น ตัวอย่างเช่น โปรแกรม Word Star ของบริษัทไมโครโปร จำกัด ต่อมาในปี พ.ศ. 2529 นายแพทย์ชุษณะ มะกรสาร เป็นหมอประจำโรงพยาบาลราชวิถี ได้พัฒนาโปรแกรมประมวลผลคำชื่อว่า Word PC (เวิร์ดราชวิถี) ใช้คำย่อว่า RW เวอร์ชั่นแรกๆ ต้องใช้กับการ์ดภาษาไทย Hercules แสดงผล 8 บรรทัด ใน 1 หน้าจอ เวอร์ชั่นสุดท้ายเป็นเวอรืชั่น 2 แสดงผลแบบขาวดำ 25 บรรทัด ต่อมาในปี พ.ศ. 2532 สถาบันบริการคอมพิวเตอร์และภาควิชาวิศวกรรมคอมพิวเตอร์ คณะวิศวกรรมศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ได้ร่วมมือกันพัฒนาโปรแกรมประมวลผลคำภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ชื่อว่าโปรแกรม CU – Writer (เวิร์ดจุฬา) ใช้คำย่อว่า CW เป็นผลงานพัฒนาโปรแกรมของนักศึกษา ที่ทำกันต่อเนื่องหลายรุ่น ใช้ในการแสดงผลด้วย Graphic เขียนด้วย Software ล้วนๆ ไม่ต้องจัดหา Hardware ภาษาไทยมาเพิ่มทั้งสิ้น เริ่มพัฒนาจากจอภาพ Monochome จนถึงจอ VGA Color ตั้งแต่เวอร์ชั่นเริ่มแรก 1.1,1.2 ,1.3, 1.41 ,1.51,1.52จนพัฒนารุ่นสุดท้ายเวอร์ชั่น 1.6 จนกระทั่งการพัฒนาหยุดชะงักไป อันเนื่องมาจากการถือกำเนิดโปรแกรมระบบปฏิบัติการวินโดวส์ (MS-Windows 3.0, 3.1, 3.11, 95, 98 , Me, 2000, XP) บริษัทไมโครซอฟต์จำกัด ได้พัฒนาโปรแกรมสำเร็จรูปชุดสำนักงานด้านภาษาไทยมาจำหน่ายให้กับผู้ใช้เป็นชุดครั้งแรก มีชื่อว่า “Microsoft Office รุ่น 4.3 มืออาชีพ” และมีการพัฒนาโปรแกรมต่อเนื่องจนถึงปัจจุบันคือ Microft Office 2003 ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ
แหล่งอ้างอิง:
คุณลักษณะที่ดีของโปรแกรมประมวลผลคำ
เรียนรู้คุณลักษณะที่ดีของการใช้โปรแกรมประมวลผลคำ จะสามารถทำงานไห้สามารถทำงานได้เร็วขึ้นและง่ายขึ้น
1. การขอความช่วยเหลือ ช่วยให้สามารถเข้าถึงวิธีการใช้เคื่องมือ และคำสั้งต่างๆ ได้อย่างสะดวก รวดเร็วขึ้นจะช่วยผู้ใชในขณะใช้งาน เช่น กรณีเกิดข้อผิดพลาดขณะใช้งาน เช่นต้องการทราบวิธีการแก้ปัญหาเกี่ยวกับเครื่องมือหรือคำสั่งต่างๆ ระบบการช่วยเหลือจะช่วยแนะนำให้ทันทีสามารถเรียนรู้ การใช้งานในรูปแบบภาษาไทย
2. การทำงานอัตโนมัติ ช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานกับเอกสารได้อย่างสะดวกสบายมากขึ้น เช่น ตรวจสอบคำอัตโนมัติ (Spell) การจัดรูปแบบอัตโนมัติ (Auto Format)การแก้ไขอัตโนมัติ (Auto Correct) การแทรกข้อความอัตโนมัติตรวจสอบสะกดคำผิดทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ
3. การใช้ข้อมูลร่วมกันโปรแกรมอื่นๆ สามารถนำงานหรือเอกสารภาษาต่างประเทศและการใช้เอกสารในการตั้งค่าเป็นหลายภาษา ที่สร้างขึ้นด้วยโปรแกรมอื่นๆ มาใช้ร่วมกับโปรแกรมได้ เช่น การแทรกอักขระ ภาพ ตัวอักษรศิลป์ สัญลักษณ์ แผนภูมิแผนผังองค์กร ฯลฯ
4. การเรียนรู้วิธีการใช้งานได้ง่าย สามารถใช้งานโปรแกรมได้อย่างรวดเร็ว ด้วยการใช้เครื่องมือบนหน้าต่างโปรแกรม เพียงหน้าต่างเดียวก็สา มารถพิมพ์เอกสารได้อย่างสมบูรณ์
5.การค้นหาและแทนที่คำ สามารถค้นหาทุกเหตุการณ์ ของคำหรือวลี ที่ระบุได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น เช่นค้นหาวิธีการแทรกสัญลักษณ์ และอักขระสากล สามารถแทนที่คำได้อย่างอัตโนมัติตัวอย่าง เช่น สามารถแทนที่คำ “คอลัมภ์” ด้วยคำใหม่ว่า “คอลัมน์”
6.การจัดรูปแบบเอกสารอัติโนมัติ สามารถจัดหรือยกเลิกรูปแบบเอกสารขณะพิมพ์ได้อัตโนมัติและจัดรูปแบบหลังการพิมพ์ได้อัตโนมัติ ทำให้ง่ายสะดวกและจัดรูปแบบเอกสารได้รวดเร็ว
7.จัดรูปแบบตัวอักษรและสัญลักษณ์ต่าง ๆ สามารถกำหนดรูปแบบตัวอักษรได้หลายรูปแบบ สามารถเปิดหรือ ปิดใช้งาน การจัดรูปแบบอัตโนมัติ นำรูปแบบมาใช้กับข้อความให้เป็นแบบเมนูขึ้น รอยจารึก เค้าร่าง หรือเงา
มุมมองเค้าโครงการอ่าน เป็นคุณลักษณะใหม่มาพร้อมกับ Microsoft Office 2003 เพื่อการอ่านบนหน้าจอ ได้อย่างง่ายดาย และคุณลักษณะบรรทัด่อบรรทัด เพื่อเปรียบเอกสารที่สัมพันธ์กัน
แหล่งอ้างอิง:
| ความสำคัญของโปรแกรมประมวลผลคำ ในปัจจุบันแนวโน้มความสำคัญของการใช้โปรแกรมประมวลผลคำเข้ามามีบทบาทในด้านการจัดการเอกสารต่าง ๆ ในทุกสาขาวิชาชีพ ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกว่าการพัฒนาความของโปรแกรมชุดสำนักงานในขณะนี้ คือ โปรแกรม Microsoft Office Word 2003 ซึ่งเป็นรุ่นล่าสุดของโปรแกรมประมวลผลคำ ผู้ใช้สามารถใช้เพื่อสร้างที่สวยงาม น่าประทับใจ มีฟังก์ชั่นใหม่ที่จะช่วยให้ค้นหาข้อมูลบริการอินเทอร์เน็ตหรือข้อมูลประมูลประเภทอื่น ๆ และช่วยให้ทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น |
| ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ โปรแกรมประมวลผลคำเป็นโปรแกรมสำเร็จรูปที่ได้รับการออกแบบมาเพื่อ ใช้พิมพ์ข้อความสำหรับงานพิมพ์เอกสารด้วยคอมพิวเตอร์ การใช้คอมพิวเตอร์มีข้อดีกว่าการใช้เครื่องพิมพ์ดีด คือ 1. ระบบคอมพิวเตอร์มีหน้าจอที่ช่วยให้สามารถมองเห็นข้อความที่พิมพ์ หากมีข้อผิดพลาดก็สามารถมองเห็นข้อผิดพลาด และสามารถแก้ไขก่อนการพิมพ์จริงบนกระดาษด้วยเครื่องพิมพ์ 2. ข้อวามที่พิมพ์แล้วสามารถบันทึงในไฟล์ข้อมูล และจัดเก็บในอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่สามารถเรียกข้อมูลงานเอกสารเดิมกลับมาแก้ไข แล้วพิมพ์ซ้ำใหม่ได้ เช่น ตัวอุปกรณ์ใช้สำหรับบันทึกข้อมูลในปัจจุบัน เช่น ฮาร์ดดิสก์ แผ่นดิสก์ แผ่นซีดี แฟลชไดรว์ 3. สามารถกำหนดรูปแบบตัวอักษร และงานพิมพ์เป็นรูปแบบต่าง ๆ ได้ตามที่ผู้ใช้ต้องการ 4.สามารถป้อนข้อมูลงานเอกสาร ได้เร็วขึ้น 5.มีคำสั่งที่ใช้ตรวจทานความถูกต้องของตัวสะกด และงานพิมพ์ ช่วยให้ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการพิมพ์แก้หรือพิมพ์ซ้ำ 6. มีระบบการค้นหาและแทนที่คำ เพื่อทำการแก้ไขข้อความและคำได้อย่างรวดเร็ว และประหยัดเวลา 7. รูปแบเอกสารได้รวดเร็ว เนื่องจากมีเครื่องมือที่ช่วยให้การจัดรูปแบบให้สะดวก 8.ลดการใช้กระดาษได้ 40 % เนื่องจากความกว้างของตัวอักษรจะไม่เท่ากัน ไม่เหมือนกับเครื่องพิมพ์ดีดที่มีขนาดความกว้างของตัวอักขระเท่ากัน |
คุณเคยเห็นไฟล์ซ้อนไฟล์ในเอกสาร Word หรือไม่
หลายๆ คนคงเคยเห็นไฟล์เอกสาร Word และมีไอคอนของเอกสาร Word / Excel แทรกอยู่ในเอกสาร? คุณทราบหรือไม่ว่า เขาทำกันอย่างไร วิธีที่นีเป็นการแทรกไฟล์เอกสารของโปรแกรมอื่นๆ เข้ามาในเอกสาร Word และรวมกันเป็นไฟล์เดียวกัน จะมีโปรโยชน์มาก ถ้าเราต้องการส่งไฟล์ให้ผู้รับคนอื่นๆ โดยไม่จำเป็นต้อง copy ไปให้หลายๆ ไฟล์
วิธีการนี้ ไม่ใช่เป็นการทำลิงค์ จากไฟล์หนึ่ง มายังอีกไฟล์หนึ่ง? เพราะการลิงค์ จะต้อง copy ไฟล์ทั้งหมดไปให้ผู้รับด้วย
วิธีการแทรกไฟล์เอกสารอื่นๆ ลงใน Word 2007
1. เปิดโปรแกรมและเปิดเอกสาร Word ที่ต้องการ
2. วางตำแหน่งของไฟล์ที่ต้องการแทรก
3. ที่แท็ปเมนู Insert คลิกเลือก “Object” (อยู่ด้านขวามือ)
4. เลือกแท็ป “Create from file”
5. คลิกปุ่ม Browse เพื่อเลือกไฟล์ที่ต้องการนำมาแทรก
6. คลิกเลือก “Display as icon”?
7. คลิก OK เพื่อยืนยัน
การ insert ไฟล์แบบนี้ เราเรียกว่า “Embedding File”? เป็นการฝังไฟล์ในเอกสาร?ดีกว่าการทำลิงค์ไฟล์ (Link to file) เพราะจะทำให้ไฟล์รวมกันเป็นหนึ่งเดียว และอีกอย่าง เราสามารถฝังไฟล์เอกสารอื่นๆ ได้มากกว่าหนึ่งตัว
วิธีแปลงข้อมูลในตารางเป็นข้อความ Word 2007
คำสั่งที่น่าสนใจใน Word 2007
“Convert to Text” เป็นคำสั่งที่ใช้สำหรับการแปลงข้อมูล หรือตัวเลขต่างๆ ที่อยู่ในรูปแบบตาราง หรือ Table มาเป็นรูปแบบของ Text หรือตัวอักษร ซึ่งเรายังสามารถเลือกรูปแบบการแปลงเป็นข้อมูลต่างๆ ในตาราง ได้หลายรูปแบบอีกด้วยดังนี้
- Paragraph marks? แปลงเป็นข้อความย่อหน้า
- Tabs แปลงเป็นแท็ป?ผลที่ได้คล้ายกับตาราง
- Commas แปลงเป็นข้อความ แต่มี คอมม่า “,” ขั้น
- Other?แปลงเป็นข้อความในรูปแบบที่เรากำหนดเองได้ เช่น มีเครื่องหมาย “-” ขั้น เป็นต้น
วิธีแปลงข้อมูลในตารางเป็นข้อความ
1. เปิดเอกสาร Word ที่มีตารางข้อมูล
2. คลิกเลือกตาราง? จะเห็นแท็ป “Table Tools” ปรากฏขึ้น ให้คลิกเลือก “Layout”
3. จะพบไอคอน “Convert to Text” ด้านขวามือ
4. คลิกไอคอน Convert to Text
5. แนะนำให้ทดสอบทีละคำสั่ง ลองเลือก “Tabs” จากนั้นคลิก “OK”
6. สังเกตผลลัพธ์ที่ได้
การสร้างสารบัญอัตโนมัติใน Word 2007
สำหรับนิสิต นักศึกษาโดยเฉพาะ
สำหรับน้องๆ ที่ต้องทำรายงาน ผมขอแนะนำให้ใช้ Microsoft Word 2007 เพราะใช้งานง่าย และที่สำคัญ ผมกำลังจะแนะนำการสร้าง Table Of Contents (TOC) หรือแปลเป็นภาษาไทย ที่เรารู้จักกันดีคือ สารบัญ? ซึ่งจะให้โปรแกรมสร้างให้อัตโนมัติครับ? โดยที่คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์และใส่หมายเลขหน้าเลย
สิ่งที่ต้องเตรียมการใส่ TOC
1. ข้อมูล หรือรายงานที่พิมพ์เรียบร้อยแล้ว
2. การกำหนดหัวข้อในสารบัญ ถ้าต้องการหัวข้อไหน ให้คลิกเลือกหัวข้อนั้น คลิกเมนู Home และเลือก Styles เป็น Header 1
3. แก้ไขให้หัวข้อสารบัญในหน้าอื่นๆ จนกระทั่งหมด
เริ่มสร้างสารบัญ หรือ Table of Contents
1. วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งแรก หน้าแรกของเอกสาร
2. คลิกเมนู References
3. คลิกเลือกคำสั่งย่อย Table of Contents
4. คลิกเลือก Automatic Table 1
5. รอสักครู่ โปรแกรมจะสร้างสารบัญให้อัตโนมัติ รวมทั้งใส่หมายเลขหน้าให้ด้วย
สำหรับการแก้ไข ถ้ามีการปรับปรุง
1. ให้คลิกที่หัวข้อสารบัญ
2. จะมีไอคอนแสดง Update Table ด้านบนของสารบัญ
3. ให้คลิกที่ไอคอนนี้ จะพบหน้าต่างแสดงให้เลือก
o Update page numbers only? ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงเฉพาะหมายเลขหน้า
o Update entire table ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงหัวข้อสารบัญ รวมทั้งหมายเลขหน้าด้วย (ถ้ามี)
4. รอสักครู่ โปรแกรมจะปรับปรุงให้อัตโนมัติ
มีอะไรใหม่ในโปรแกรม Microsoft Office Word 2007
Microsoft Office Word 2007 จะช่วยคุณสร้างเอกสารที่ดูเป็นมืออาชีพโดยการจัดชุด เครื่องมือแบบครอบคลุมสำหรับการสร้างและการจัดรูปแบบเอกสารของคุณไว้ในส่วนติดต่อใหม่ ความสามารถในการตรวจทาน การใส่ข้อคิดเห็น และการเปรียบเทียบอย่าละเอียดจะช่วยให้คุณ
1. สร้างเอกสารที่ดูเป็นมืออาชีพ
Microsoft Office Word 2007 ได้จัดเตรียมเครื่องมือการแก้ไขและการทบทวนไว้สำหรับการ สร้างเอกสารที่สละสลวยได้ง่ายดายกว่าที่เคย
2.ใช้เวลาในการเขียนมากขึ้น แต่ใช้เวลาในการจัดรูปแบบน้อยลง
ส่วนติดต่อที่คำ นึงถึงผลลัพธ์ใหม่นี้จะเสนอเครื่องมือให้คุณในเวลาที่คุณ จำเป็นต้องใช้ด้วยรูปแบบที่ชัดเจนและมีระเบียบ ช่วยประหยัดเวลาและใช้ความสามารถที่ทรง ประสิทธิภาพของ Word ได้อย่างเต็มที่ด้วยการเลือกจากแกลเลอรีลักษณะ รูปแบบตาราง รูปแบบ รายการ ลักษณะพิเศษทางกราฟิก และอื่นๆ ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
Word ช่วยขจัดการคาดเดาเมื่อคุณนำการจัดรูปแบบมาใช้ในเอกสารของคุณ แกล เลอรีของตัวเลือกการจัดรูปแบบจะแสดงตัวอย่างเสมือนจริงของการจัดรูปแบบในเอกสารของคุณ ก่อนที่คุณจะทำการตัดสินใจ
3. เพิ่มองค์ประกอบที่จัดรูปแบบไว้แล้วด้วยการคลิกเพียงสองสามครั้ง
Microsoft Office Word 2007 ได้นำแบบเอกสารสำเร็จรูปมาใช้สำหรับการเพิ่มเนื้อหาที่ จัดรูปแบบไว้แล้วลงในเอกสารของคุณ
เมื่อคุณกำลังทำงานบนเอกสารจากชนิดแม่แบบที่เฉพาะเจาะจง เช่น รายงาน คุณ สามารถเลือกจากแกลเลอรีหน้าปก ข้อความที่ดึงออกมา รวมทั้งหัวกระดาษและท้ายกระดาษที่ จัดรูปแบบไว้แล้วเพื่อทำให้เอกสารของคุณดูสละสลวยขึ้นได้
ถ้าคุณต้องการกำหนดเนื้อหาที่จัดรูปแบบไว้แล้วเอง หรือถ้าองค์กรของคุณใช้ เนื้อหาบางส่วนที่เหมือนกันเป็นประจำ เช่น ข้อความคำชี้แจงทางกฎหมายหรือข้อมูลที่ติดต่อของ ลูกค้า คุณสามารถสร้างแบบเอกสารสำเร็จรูปของคุณเองซึ่งคุณเลือกจากแกลเลอรีด้วยการคลิกครั้ง เดียว
4.สื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยกราฟิกที่ให้ผลกระทบสูง
คุณลักษณะแผนภูมิและไดอะแกรมแบบใหม่จะรวมรูปร่างแบบสามมิติ ความ โปร่งใส เงาที่ตกกระทบ และลักษณะพิเศษอื่นๆ ไว้
5.นำลักษณะหน้าตาใหม่ไปใช้กับเอกสารของคุณทันที
เมื่อบริษัทของคุณปรับปรุงภาพลักษณ์ของบริษัท คุณสามารถปฏิบัติตามได้ทันที ในเอกสารของคุณ ด้วยการใช้ 'ลักษณะด่วน' และ 'ชุดรูปแบบเอกสาร' คุณสามารถเปลี่ยนแปลง
6.หลีกเลี่ยงการสะกดผิดได้อย่างง่ายดาย
ต่อไปนี้เป็นคุณลักษณะใหม่บางอย่างของตัวตรวจสอบการสะกด ตัวตรวจสอบการสะกดได้รับการปรับปรุงให้มีความสอดคล้องกันมากขึ้นตลอด ทั้งโปรแกรม 2007 Microsoft Office system ตัวอย่างของการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวมีดังต่อไปนี้
ในขณะนี้ตัวเลือกของตัวตรวจสอบการสะกดหลายตัวจะเป็นแบบส่วนกลาง ถ้า คุณเปลี่ยนตัวเลือกตัวใดตัวหนึ่งในโปรแกรม Office หนึ่ง ตัวเลือกดังกล่าวก็จะได้รับการ เปลี่ยนแปลงสำหรับโปรแกรม Office ที่เหลือทั้งหมดเช่นกัน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ เปลี่ยน วิธีการทำงานของการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์
นอกเหนือจากการใช้พจนานุกรมแบบกำหนดเองร่วมกันแล้ว โปรแกรมทั้งหมด ยังสามารถจัดการพจนานุกรมเหล่านี้ได้โดยใช้กล่องโต้ตอบเดียวกัน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ใช้พจนานุกรมแบบกำหนดเองเพื่อเพิ่มคำลงในตัวตรวจสอบการสะกด
ตัวตรวจสอบการสะกดใน 2007 Microsoft Office system มีพจนานุกรมภาษา ฝรั่งเศสฉบับหลักการปฏิรูป ซึ่งใน Microsoft Office 2003 พจนานุกรมฉบับนี้จะเป็น Add-in ซึ่ง ต้องทำการติดตั้งเพิ่มเติมแยกต่างหาก สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ เปลี่ยนวิธีการทำงานของการ ตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์
พจนานุกรมแยกคำที่ไม่ต้องการจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติสำหรับภาษาหนึ่งใน ครั้งแรกที่มีการใช้ภาษาดังกล่าว พจนานุกรมแยกคำที่ไม่ต้องการช่วยให้คุณสามารถสั่งให้ตัว ตรวจสอบการสะกดตั้งค่าสถานะคำที่คุณไม่ต้องการใช้ พจนานุกรมดังกล่าวนี้มีประโยชน์ในการ ช่วยหลีกเลี่ยงคำที่ไม่สุภาพหรือไม่ตรงกับแนวทางการเขียนของคุณ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ใช้พจนานุกรมแยกคำที่ไม่ต้องการเพื่อกำหนดการสะกดที่คุณต้องการสำหรับคำ
ตัวตรวจสอบการสะกดสามารถค้นหาและตั้งค่าสถานะการสะกดผิดตามบริบท บางอย่างได้ คุณเคยพิมพ์ผิดในลักษณะที่คล้ายคลึงกับตัวอย่างต่อไปนี้หรือไม่ I will see you their. ใน Office Word 2007 คุณสามารถเปิดใช้งานตัวเลือก ใช้การสะกดตามปริบท เพื่อขอความ ช่วยเหลือในการค้นหาและแก้ไขข้อผิดพลาดในลักษณะนี้ได้ ตัวเลือกนี้จะพร้อมใช้งานขณะ ตรวจสอบการสะกดของเอกสารในภาษาอังกฤษ เยอรมัน หรือสเปน สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ เลือกวิธีการทำงานของการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์
คุณสามารถปิดใช้งานการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์สำหรับเอกสารหนึ่ง ฉบับหรือสำหรับเอกสารทั้งหมดที่คุณสร้างขึ้น
7. ใช้เอกสารร่วมกันอย่างเป็นความลับ
เมื่อคุณส่งแบบร่างของเอกสารให้กับผู้ร่วมงานของคุณเพื่อให้ป้อนข้อมูล Office Word 2007 จะช่วยคุณรวบรวมและจัดการการตรวจทานแก้ไขและข้อคิดเห็นของผู้ร่วมงาน เหล่านั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อคุณพร้อมที่จะประกาศเอกสาร Office Word 2007 ทำให้คุณ มั่นใจได้ว่าการตรวจทานแก้ไขและคำแนะนำที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขนั้นไม่ได้ซ่อนอยู่ในเอกสารที่ ประกาศ
8.เปรียบเทียบเอกสารสองรุ่นอย่างเร็ว
Microsoft Office Word 2007 ทำให้การค้นหาสิ่งที่เปลี่ยนแปลงในเอกสารง่ายขึ้น เมื่อคุณ เปรียบเทียบและรวมเอกสาร คุณสามารถดูเอกสารทั้งสองรุ่น พร้อมด้วยข้อความที่ถูกลบ แทรก และเอาออกซึ่งถูกทำเครื่องอย่างชัดเจนในเอกสารรุ่นที่สาม
9. ค้นหาและการเอาข้อมูล Metadata ที่ซ่อนอยู่และข้อมูลส่วนตัวในเอกสารออก
ก่อนที่คุณจะใช้เอกสารของคุณร่วมกับผู้อื่น คุณสามารถใช้ตัวตรวจสอบเอกสาร ในการตรวจสอบเอกสารเพื่อหาข้อมูล Metadata ที่ซ่อนอยู่ ข้อมูลส่วนตัว หรือเนื้อหาที่อาจจะถูก บันทึกอยู่ในเอกสาร ตัวตรวจสอบเอกสารสามารถค้นหาและเอาข้อมูล เช่น ข้อคิดเห็น รุ่น การ เปลี่ยนแปลงที่ติดตาม คำอธิบายประกอบที่เป็นหมึก คุณสมบัติเอกสาร ข้อมูลเซิร์ฟเวอร์การจัดการ เอกสาร ข้อความที่ซ่อนอยู่ ข้อมูล XML แบบกำหนดเอง และข้อมูลในหัวกระดาษและท้ายกระดาษ ออกจากเอกสารได้ ตัวตรวจสอบเอกสารสามารถช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าเอกสารที่คุณใช้ร่วมกับผู้อื่น ไม่มีข้อมูลส่วนตัวใดๆ ซ่อนอยู่หรือเนื้อหาใดๆ ที่องค์กรของคุณไม่ต้องการให้มีการแจกจ่ายออกไป ซ่อนอยู่ นอกจากนี้ องค์กรของคุณยังสามารถกำหนดตัวตรวจสอบเอกสารเองเพื่อเพิ่มการ ตรวจสอบหาเนื้อหาที่ซ่อนอยู่ชนิดอื่น ๆ เพิ่มเติมได้
10.การเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลหรือบรรทัดลายเซ็นลงในเอกสารของคุณ
คุณสามารถช่วยให้เกิดความมั่นใจในเรื่องความน่าเชื่อถือ ความสมบูรณ์ และ แหล่งที่มาของเอกสารของคุณด้วยการเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลลงในเอกสาร ใน Office Word 2007 คุณ สามารถเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลซึ่งไม่สามารถมองเห็นได้ลงในเอกสาร หรือคุณสามารถแทรกบรรทัด ลายเซ็นของ Microsoft Office เพื่อจับรูปแทนลายเซ็นที่มองเห็นได้พร้อมกับลายเซ็นดิจิทัล
ความสามารถในการจับลายเซ็นดิจิทัลโดยใช้บรรทัดลายเซ็นในเอกสาร Office ช่วยให้องค์กรต่างๆ สามารถใช้กระบวนการการเซ็นชื่อโดยไม่ใช้กระดาษสำหรับเอกสาร เช่น สัญญาหรือข้อตกลงอื่นๆ ข้อแตกต่างจากลายเซ็นบนกระดาษก็คือ ลายเซ็นดิจิทัลจะจัดให้มีบันทึก ของสิ่งที่ได้มีการเซ็นอย่างถูกต้องชัดเจนและยังช่วยให้สามารถตรวจสอบลายเซ็นได้ในอนาคต
11.การแปลงเอกสาร Word ของคุณเป็น PDF หรือ XPS
Microsoft Office Word 2007 สนับสนุนการส่งออกแฟ้มของคุณในรูปแบบต่อไปนี้
· Portable Document Format (PDF) PDF เป็นรูปแบบแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ที่มีเค้า โครงตายตัวซึ่งจะรักษาการจัดรูปแบบของเอกสารเอาไว้และยอมให้มีการใช้แฟ้มร่วมกันได้ รูปแบบ PDF ช่วยให้มั่นใจได้ว่าขณะที่มีการแสดงแฟ้มในแบบออนไลน์หรือพิมพ์แฟ้ม แฟ้มจะ ยังคงรักษารูปแบบตามที่คุณสร้างขึ้นทุกประการ และข้อมูลในแฟ้มจะไม่สามารถถูกเปลี่ยนแปลง ได้อย่างง่ายดาย รูปแบบ PDF ยังมีประโยชน์สำหรับเอกสารที่จะถูกทำสำเนาออกมาโดยใช้วิธีการ พิมพ์เชิงพาณิชย์
· XML Paper Specification (XPS) XPS เป็นรูปแบบแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งจะ รักษาการจัดรูปแบบของเอกสารเอาไว้และเปิดใช้งานการใช้แฟ้มร่วมกันได้ รูปแบบ XPS ช่วยให้ มั่นใจได้ว่าขณะที่มีการแสดงแฟ้มในแบบออนไลน์หรือพิมพ์แฟ้ม แฟ้มจะยังคงรักษารูปแบบตามที่ คุณสร้างขึ้นทุกประการ และข้อมูลในแฟ้มจะไม่สามารถถูกเปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดาย
12. ตรวจพบเอกสารที่มีแมโครฝังตัวโดยทันที
Microsoft Office Word 2007 จะใช้รูปแบบแฟ้มที่แยกกัน (.docm) สำหรับเอกสารที่เปิดใช้ งานแมโคร เพื่อให้คุณสามารถบอกได้ทันทีว่าแฟ้มมีความสามารถในการเรียกใช้งานแมโครที่ฝังตัว หรือไม่
13.ป้องกันการเปลี่ยนแปลงกับเอกสารขั้นสุดท้าย
ก่อนที่คุณจะใช้เอกสารที่เป็นขั้นสุดท้ายร่วมกับผู้อื่น คุณสามารถใช้คำสั่ง กำหนดให้เป็นขั้นสุดท้าย เพื่อทำให้เอกสารเป็นแบบอ่านอย่างเดียวและสื่อสารกับผู้อื่นว่าคุณกำลัง ใช้เอกสารขั้นสุดท้ายร่วมกับพวกเขา ขณะเอกสารถูกกำหนดให้เป็น "ขั้นสุดท้าย" การพิมพ์ คำสั่ง แก้ไข และเครื่องหมายการพิสูจน์อักษรจะถูกปิดใช้งาน และผู้ที่ดูเอกสารจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลง แก้ไขเอกสารโดยไม่ได้ตั้งใจได้ คำสั่ง กำหนดให้เป็นขั้นสุดท้าย ไม่ใช่คุณลักษณะความปลอดภัย ใครก็ตามสามารถแก้ไขเอกสารที่ถูกกำหนดให้เป็นขั้นสุดท้ายได้ด้วยการปิด กำหนดให้เป็นขั้น สุดท้าย
14.การทำสิ่งอื่นนอกเหนือจากเอกสาร
ในยุคปัจจุบันที่คอมพิวเตอร์และแฟ้มมีความเชื่อมโยงระหว่างกันมากกว่าครั้ง ไหนๆ จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากบันทึกเอกสารไว้ในแฟ้มซึ่งมีขนาดเล็กกระทัดรัด มั่นคง แข็งแรง และสนับสนุนแพลตฟอร์มได้หลากหลายชนิด เพื่อตอบสนองความต้องการดังกล่าว ระบบ Microsoft Office ได้ประสบความสำเร็จอีกขั้นหนึ่งในวิวัฒนาการของการสนับสนุน XML โดย รูปแบบแฟ้มที่ใช้ XML ใหม่จะช่วยให้แฟ้ม Office Word 2007 มีขนาดเล็กลง มั่นคงแข็งแรงมากขึ้น และประสานกับระบบข้อมูลและแหล่งข้อมูลภายนอกได้ดียิ่งขึ้น
15.ลดขนาดแฟ้มและปรับปรุงการกู้คืนความเสียหาย
รูปแบบ Word XML ใหม่เป็นรูปแบบแฟ้มที่ถูกบีบอัดเป็นส่วนๆ ซึ่งช่วยให้ สามารถลดขนาดแฟ้มลงได้อย่างน่าทึ่ง และยังช่วยทำให้มั่นใจว่าจะสามารถกู้คืนแฟ้มที่ถูกทำลาย และเสียหายได้โดยง่าย
16.การเชื่อมต่อเอกสารของคุณกับข้อมูลทางธุรกิจ
ในธุรกิจของคุณ คุณจำเป็นต้องสร้างเอกสารเพื่อที่จะสื่อสารข้อมูลทางธุรกิจที่ สำคัญ คุณสามารถประหยัดเวลาและลดความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาดได้ด้วยการทำให้ กระบวนการสื่อสารนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ การสร้างเอกสารสมาร์ทแบบไดนามิกซึ่งสามารถ ปรับปรุงตัวเองได้ด้วยการใช้ตัวควบคุมเอกสารใหม่และการผูกข้อมูลเพื่อเชื่อมต่อกับระบบที่ ทำงานอยู่ส่วนหลัง (Back-end) ของคุณ
17.จัดการคุณสมบัติเอกสารในแผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสาร
แผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารทำให้สามารถแสดงและแก้ไขคุณสมบัติเอกสารได้ ง่ายขณะคุณทำงานกับเอกสาร Word ของคุณ แผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารจะแสดงขึ้นที่ด้านบนของ เอกสารของคุณใน Word คุณสามารถใช้แผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารในการแสดงและแก้ไขทั้ง คุณสมบัติเอกสาร Microsoft Office มาตรฐานและคุณสมบัติของแฟ้มที่บันทึกไว้ในเซิร์ฟเวอร์การ จัดการเอกสาร ถ้าคุณใช้แผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสารแก้ไขคุณสมบัติเอกสารสำหรับเอกสารใน เซิร์ฟเวอร์ คุณสมบัติที่ได้รับการปรับปรุงจะถูกบันทึกลงในเซิร์ฟเวอร์โดยตรง
ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้เก็บการติดตามสถานะเกี่ยวกับการแก้ไข ข้อผิดพลาดของเอกสารของคุณ เมื่อคุณทำเอกสารเสร็จสมบูรณ์แล้ว คุณสามารถเปิดแผงข้อมูล คุณสมบัติเอกสารเพื่อเปลี่ยนแปลงสถานะเกี่ยวกับการแก้ไขข้อผิดพลาดของเอกสารจากแบบร่าง เป็นเสร็จสิ้น เมื่อคุณบันทึกเอกสารกลับลงบนเซิร์ฟเวอร์ การเปลี่ยนแปลงในสถานะเกี่ยวกับการ แก้ไขข้อผิดพลาดของเอกสารจะถูกปรับปรุงบนเซิร์ฟเวอร์
ถ้าคุณเก็บแม่แบบเอกสารไว้ในไลบรารีบนเซิร์ฟเวอร์ของ Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 ไลบรารีอาจรวมคุณสมบัติแบบกำหนดเองที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับแม่แบบไว้ ด้วย ตัวอย่างเช่น องค์กรของคุณอาจต้องการให้คุณจัดประเภทเอกสารในไลบรารีด้วยการกรอก คุณสมบัติ 'ประเภท' ดังนั้น ด้วยการใช้แผงข้อมูลคุณสมบัติเอกสาร คุณจึงสามารถแก้ไขคุณสมบัติ เช่นนี้ได้โดยตรงภายในสภาพแวดล้อมของ Word
18.กู้คืนจากปัญหาของคอมพิวเตอร์
2007 Microsoft Office system จัดให้มีเครื่องมือที่ได้รับการปรับปรุงสำหรับการกู้ คืนงานของคุณในกรณีที่เกิดปัญหาขึ้นใน Office Word 2007
19.การวินิจฉัย Office
วินิจฉัย Microsoft Office เป็นชุดการทดสอบวินิจฉัยซึ่งจะช่วยคุณในการค้นหา สาเหตุที่เครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณหยุดการทำงาน การทดสอบวินิจฉัยสามารถแก้ไขปัญหา บางอย่างได้โดยตรงและอาจสามารถระบุวิธีการซึ่งคุณสามารถนำไปแก้ไขปัญหาอื่นๆ ได้ การ วินิจฉัย Microsoft Office เข้ามาแทนที่คุณลักษณะของ Microsoft Office 2007 ต่อไปนี้: "ตรวจหา และซ่อมแซม" และ "การกู้คืนโปรแกรมประยุกต์ Microsoft Office"
20.กู้คืนโปรแกรม
Office Word 2007 มีขีดความสามารถที่ได้รับการปรับปรุงเพื่อช่วยป้องกันการ สูญเสียงานขณะโปรแกรมปิดการทำงานอย่างผิดปกติ เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ Word จะพยายามกู้ คืนลักษณะบางอย่างของสถานะของโปรแกรมหลังจากที่เริ่มโปรแกรมใหม่
ตัวอย่างเช่น คุณกำลังทำงานอยู่กับแฟ้มหลายแฟ้มในเวลาเดียวกัน แฟ้มแต่ละแฟ้ม เปิดอยู่ในคนละหน้าต่างโดยมีข้อมูลเฉพาะที่มองเห็นได้ในแต่ละหน้าต่าง และ Word ก็หยุดการ ทำงาน ขณะที่คุณเริ่ม Word ใหม่ Word จะเปิดแฟ้มและกู้คืนหน้าต่างเหล่านั้นให้มีลักษณะ เหมือนกับตอนก่อนหน้าที่ Word จะหยุดการทำงาน
21. การแนะนำส่วนติดต่อใหม่
มีรูปลักษณ์ใหม่สำหรับ Office Word 2007 ซึ่งคือส่วนติดต่อผู้ใช้ (UI) ใหม่ที่ แทนที่เมนู แถบเครื่องมือ และบานหน้าต่างงานส่วนใหญ่จาก Word รุ่นก่อนหน้าที่มีกลไกเดี่ยวซึ่ง ใช้งานง่ายและสามารถค้นพบได้ ทั้งนี้ ส่วนติดต่อผู้ใช้ใหม่ได้รับการออกแบบให้ช่วยให้คุณทำงาน ได้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นใน Word ค้นหาคุณลักษณะที่เหมาะสมสำหรับงานต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น ค้นพบ หน้าที่การใช้งานใหม่ และมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เอกสารนี้ออกแบบสำหรับผู้ใช้ที่มีประสบการณ์ใน Word 2003 บุคลากรที่ ให้บริการความช่วยเหลือ ผู้เชี่ยวชาญด้าน IT และบุคคลอื่นๆ ที่มีความคล่องแคล่วในส่วนติดต่อ ของ Word 2003 อยู่แล้ว ซึ่งต้องการค้นหาคำสั่งที่คุ้นเคยอย่างรวดเร็วใน Office Word 2007
22. Ribbon ของส่วนติดต่อผู้ใช้
การแทนที่หลักสำหรับเมนูและแถบเครื่องมือใน Office Word 2007 คือ Ribbon ซึ่งออกแบบมาเพื่อให้เรียกดูได้ง่าย Ribbon จะประกอบด้วยแท็บที่จัดระเบียบไว้รอบๆ สถานการณ์ หรือวัตถุที่ระบุ ตัวควบคุมบนแท็บแต่ละแท็บ ได้จัดระเบียบเพิ่มเติมไว้ในหลายๆ กลุ่ม Ribbon สามารถโฮสต์เนื้อหาที่สมบูรณ์ได้มากกว่าเมนูและแถบเครื่องมือ รวมทั้งปุ่ม แกลเลอรีและเนื้อหา กล่องโต้ตอบ
23. แท็บที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณต้องการเท่านั้น
นอกเหนือจากชุดแท็บมาตรฐานที่คุณเห็นบน Ribbon เมื่อใดก็ตามที่คุณเริ่ม Office Word 2007 ยังมีแท็บอีกสองชนิดซึ่งปรากฏในส่วนติดต่อเมื่อแท็บเหล่านั้นมีประโยชน์สำหรับชนิด งานที่คุณกำลังดำเนินการในขณะนี้เท่านั้น
เครื่องมือบริบท เครื่องมือบริบทจะทำให้คุณสามารถทำงานได้กับวัตถุที่คุณเลือก บนหน้าดังกล่าว เช่น ตาราง รูปภาพ หรือรูปวาด เมื่อคุณคลิกที่วัตถุ ชุดของแท็บบริบทที่ตรงกับ ปัญหาจะปรากฏในสีที่ถูกเน้นที่อยู่ถัดจากแท็บมาตรฐาน
แท็บโปรแกรม จะแทนที่ชุดแท็บมาตรฐานเมื่อคุณสลับไปยังโหมดหรือมุมมอง การเขียนแก้ไขในโหมดหรือมุมมองอย่างใดอย่างหนึ่งโดยเฉพาะ รวมทั้งแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์
24. เมนู แถบเครื่องมือ และองค์ประกอบที่คุ้นเคย
นอกเหนือจากแท็บ กลุ่ม และคำสั่งแล้ว Office Word 2007 ยังใช้องค์ประกอบอื่น ซึ่งมีเส้นทางที่ทำให้งานของคุณเสร็จสมบูรณ์ องค์ประกอบต่อไปนี้เหมือนกับเมนูและแถบ เครื่องมือที่คุณคุ้นเคยอยู่แล้วจาก Word รุ่นก่อนหน้า
ปุ่ม Office ปุ่มนี้จะตั้งอยู่ในมุมบนซ้ายของหน้าต่าง Word และจะเปิดเมนูที่ แสดงไว้ที่นั้น
แถบเครื่องมือด่วน แถบเครื่องมือด่วนจะตั้งอยู่ตามค่าเริ่มต้นที่ด้านบนของ หน้าต่าง Word และจะให้การเข้าถึงด่วนไปยังเครื่องมือที่คุณใช้บ่อย คุณสามารถกำหนดแถบ เครื่องมือด่วนได้เองโดยการเพิ่มคำสั่งไปยังแถบเครื่องมือดังกล่าว
ตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบ 'ตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบ' เป็นไอคอนขนาดเล็กที่ปรากฏใน บางกลุ่ม การคลิก 'ตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบ' จะเปิดกล่องโต้ตอบที่เกี่ยวข้องหรือบานหน้าต่างงาน โดยให้ตัวเลือกเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มนั้น
25. เพิ่มคำสั่งลงในแถบเครื่องมือด่วน
คำสั่ง Word 2003 บางคำสั่งพร้อมใช้งานใน Office Word 2007 จากรายการคำสั่ง ทั้งหมดในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Word เท่านั้น เมื่อต้องการใช้คำสั่งเหล่านี้ใน Office Word 2007 ก่อนอื่นคุณต้องเพิ่มคำสั่งดังกล่าวลงในแถบเครื่องมือด่วน
